فضای اداری باز یا اوپن آفیس یکی از موضوعات پر چالش سال های اخیر است. با گران شدن هزینه اجاره و یا خرید دفاتر اختصاصی، افراد بسیار زیادی به کار کردن در اوپن آفیس ها روی آورده اند. اگر چه اوپن آفیس ها در حال حاضر بسیار محبوب هستند اما برخی افراد نیز معتقد هستند که کار در اوپن آفیس ها باعث کاهش بهره وری کارمندان و یا اعضا تیم می شود. با توجه به این مسئله بر آن شدیم تا در این مقاله به معرفی 10 نکته برای موفقیت در اوپن آفیس بپردازیم. اگر شما نیز جزو افرادی هستید که تصمیم دارید تا در اوپن آفیس کار کنید حتما در ادامه با ما همراه باشید.
1. از خود انعطاف نشان دهید
یکی از نکات بسیار مهم که باعث موفقیت در اوپن آفیس می شود به توافق رسیدن با سایر اعضای تیم است. شما برای این که بتوانید در یک فضای مشترک با دیگران کار کنید باید بتوانید به بعضی از قوانین احترام بگذارید. به عنوان مثال ممکن است شما عادت داشته باشید تا با صدای بلند با تلفن صحبت کنید، این عادت قطعا باعث رنجش افرادی خواهد شد که در کنار شما مشغول به کار کردن هستند. شما باید بتوانید به مرور زمان این عادت را ترک کنید تا باعث از بین رفتن آرامش دیگران نشوید.
اگر جزو افرادی هستید که سخت از خود انعطاف نشان می دهید قطعا کار کردن در اوپن آفیس گزینه مناسبی برای شما نخواهد بود و بهتر است به فکر یک فضای اختصاصی برای خود باشید.
2. گوشه مناسب خود را پیدا کنید
اگر احساس می کنید میز و صندلی شما در جای مناسبی قرار ندارد می توانید تغییر مکان دهید. واقعیت این است قرار نیست شما برای همیشه در یک جای مشخص کار کنید. می توانید گوشه های مختلف را امتحان کنید تا بهترین جا را برای خود پیدا کنید. به عنوان مثال قرار گرفتن در مرکز، می تواند باعث حواس پرتی شود به همین خاطر می توانید یک گوشه کم رفت و آمدتر را برای خود انتخاب کنید.
البته در صورتی که سایر اعضای تیم نیز تمایلی به کار کردن در فضاهای مرکزی را ندارند و یا ترجیح می دهند در گوشه های خلوت کار خود را انجام دهند می توانید به صورت دوره ای جای خود را تغییر دهید.
3. از همکارهای پرحرف دوری کنید
یکی از نکات کلیدی برای موفقیت در اوپن آفیس داشتن تمرکز کافی است. در صورتی که در نزدیکی شما فردی کار می کند که به شدت پرحرف است به طور چشم گیری بهره وری شما را کاهش خواهد داد. شما در ابتدا می توانید به صورت مودبانه به وی تذکر دهید. در صورتی که هیچ تغییری در رفتار او ندیدید می توانید جای خود را تغییر دهید.
برخی از افراد از تذکر دادن به دیگران خجالت می کشند اما باید توجه داشته باشید که ساعات کاری شما بسیار ارزشمند هستند و نباید آن ها را با گوش کردن به صحبت های دیگران از دست بدهید.
4. از هدفون استفاده کنید
اگر جزو افرادی هستید که هنگام کار کردن به موسیقی گوش می دهید حتما برای خود هدفون تهیه کنید. داشتن هدفون نه تنها نشان می دهد که شما به حریم شخصی دیگران احترام می گذارید بلکه دیگران نیز برای کارهای غیر ضروری مزاحم شما نمی شوند. البته بهتر است هنگام استفاده از هدفون مطمئن شوید که دیگران صدای آهنگ شما را نمی شوند.
با توجه به این که استفاد طولانی مدت از هدفون توصیه نمی شود شما می توانید از این راهکار تنها در مواردی استفاده کنید که احساس خستگی می کنید و نیاز به کمی تنوع دارید.
5. وسایل اضافی را حذف کنید
در اغلب موارد ما به بیشتر چیزهایی که در اطراف خود داریم، نیاز نداریم. کافی است به خوبی دقت کنید تا کوهی از پرونده هایی را ببینید که در یک سال گذشته حتی یکبار هم به آن ها احتیاجی نداشته اید. از آن جایی که فضای شما در اوپن آفیس نسبت به یک دفترکار اختصاصی کمتر است بنابراین باید باید سعی کنید تا تنها لوازمی را با خود به همراه داشته باشید که به صورت روزانه به آن ها احتیاج پیدا میکنید.
یکی از نکات مهم برای موفقیت در اوپن آفیس استفاده بهینه از فضا است. اگر اطراف شما پر از وسایل اضافه باشد قطعا باعث حواس پرتی شما خواهد شد.
6. جلسات کاری خود را به دیگران اطلاع بدهید
برگزار کردن جلسات کاری در اوپن آفیس ایده جالبی نیست. زیرا نه تنها شما به اندازه کافی نخواهید توانست با طرف مقابل خود صحبت کنید، بلکه باعث ایجاد سر و صدای اضافه خواهید شد. به همین خاطر معمولا در دفاتر کار اشتراکی یک اتاق کنفرانس یا جلسات را در نظر می گیرند. اما اگر در شرایطی مجبور هستید یک جلسه کاری را در اوپن آفیس برگزار کنید، بهتر است از قبل به دیگران اطلاع دهید و رضایت آن ها را نیز جلب کنید.
با توجه به این که اوپن آفیس یک فضای مشترک است و تمام افراد حقوق برابر در آن دارند، بهتر است جلسات کاری خود را کوتاه برگزار کنید و در صورت امکان به ساعاتی موکول کنید که سایر اعضا تیم در حال ترک اوپن آفیس هستند.
7. با دیگران تعامل کنید
تا جایی که می توانید در دیگران احساس خوب ایجاد کنید. شما اگر دائما با دیگران در نزاع و مشاجره باشید هرگز نمی توانید کار خود را با کیفیت بالا انجام دهید. تا جایی که می توانید و نیاز است با دیگران تعامل داشته باشید. حتی می توانید تجربه های خود را دیگران به اشتراک بگذارید و یا از تجربیات آن ها استفاده کنید. برای موفقیت در اوپن آفیس کافی است که به این موقعیت به چشم یک فرصت نگاه کنید و از آن استفاده کنید.
البته برخی افراد به اشتباه فکر می کنند که برای داشتن تعامل باید زمان زیادی را با دیگران سپری کنند. در حالی که چنین چیزی اصلا توصیه نمی شود، برای انتقال احساس خوب به دیگران گاهی اوقات تنها یک لبخند کافی است.
8. زیر نور مناسب کار کنید
نور نامناسب عوارض بسیار زیادی را با خود به همراه دارد که مهم ترین آن ها خستگی چشم است. از طرف دیگر کار کردن با نور کم باعث سر درد می شود. به همین خاطر سعی کنید میز کار خود را در محلی قرار دهید که از نور کافی برخوردار باشد. با توجه به این که فضای اوپن آفیس ها در بیشتر موارد بزرگ است باید نورپردازی آن به خوبی طراحی شده باشد تا تمام افراد از نور کافی برخوردار باشند.
9. ساعات کاری خود را تعیین کنید
یکی از مزیت های کار در اوپن آفیس این است که شما می توانید ساعات کاری خود را مطابق با شرایط خود تغییر دهید. اما تا جایی که می توانید سعی کنید در ساعات مشخص کار خود را شروع کنید. اگر ساعات کاری شما مشخص باشد سایر اعضا تیم نیز می توانند برنامه ریزی مناسبی برای خود داشته باشند.
حتی در صورت امکان می توانید از افرادی که با شما در یک محیط کار می کنند بخواهید که ساعات کاری و روزهای حضور خود را روی یک کاغذ بنویسند و روی تابلو اعلانات قرار دهند.
10. صبور باشید
در اغلب موارد روزها و هفته های اول کار در اوپن آفیس می تواند بسیار سخت و طاقت فرسا باشد. مخصوصا اگر پیش از آن دفتر کار اختصاصی خود را داشته باشید. با این وجود راه های برای استفاده بهینه از دفتر کار باز وجود دارد. کافی است کمی صبر کنید تا به شرایط جدید عادت کنید. همه چیز ممکن است در ابتدا کلافه کننده به نظر برسد اما با گذشت زمان و آشنایی بیشتر با سایر اعضای تیم شما روش های موفقیت در اوپن آفیس را فرا خواهید گرفت. در صورت امکان قبل از شروع کار با افرادی که قبلا تجربه شرکت در فضای کاری باز را داشته اند صحبت کنید تا از تجربیات آن ها استفاده کنید.
