فضای اداری به آرامی در حال تبدیل شدن به یک محیط دوستانه است که در آن کارمندان می‌توانند راحت تر با هم همکاری داشته باشند. اما با وجود تحولات مختلف در طراحی محیط های کاری، اصول طراحی اتاق کنفرانس کمتر تغییر کرده است. اتاق کنفرانس مرکز فضای اداری است. در این مکان برنامه ریزی، تماس و بحث و گفتگو انجام می‌شود و افراد می‌توانند تصمیمات مهمی در مورد آینده شرکت بگیرند. همچنین جلسات آموزشی، رشد و تبادل ایده ها و برقراری معاملات جدید تجاری در این فضا صورت می‌گیرد.
داشتن ایده های طراحی داخلی برای اتاق های کنفرانس که نیاز های شرکت های مختلف را برآورده می‌کند، یک مزیت محسوب می‌شود. در این مطلب لیستی از ایده های طراحی داخلی برای اتاق کنفرانس آورده شده است.
مهمترین موارد در طراحی اتاق کنفرانس کدامند
جلسات کاری امری غیرقابل اجتناب برای شرکت ها محسوب می‌شوند. اگر جلسه‌های زیادی که در طول هفته کاری برگزار می‌شود، شما را کلافه می‌کند، قطعا در داشتن این حس تنها نیستید. تحقیقات اخیر گروه تجاری دانشگاه هاروارد که اخیراً 182 مدیر ارشد را در صنایع مختلف مورد بررسی قرار داد، نشان داد که:
✓ 71٪ اظهار داشتند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد است.
✓ 62٪ معتقد بودند که جلسات فرصت های همکاری تیم را از بین می‌برد.
بنابراین، نیاز است که شرایطی به وجود آورید که جلسات کاری پربار شود. مهمترین نکته در این راستا طراحی داخلی اتاق کنفرانس است. در زیر اصول کلی طراحی اتاق کنفرانس آورده شده است که می‌تواند به شما در بهبود فضای جلسات کمک کند. با این ایده‌ها می‌توانید از هر دقیقه‌ای که در جلسه صرف می‌کنید، بیشترین بهره را ببرید.
-
انعطاف پذیری در طراحی اتاق کنفرانس
یک اتاق کنفرانس بزرگ برای انواع جلسات کاری مناسب است. با این حال، این اتاق ها برای جلسات سریع طوفان فکری یا جلسات فردی ایده آل نیستند. با اینکه فضای اتاق کنفرانس مشکل اصلی بسیاری از مشاغل در حال رشد است، اما معمولا فضای بزرگی برای اهداف کوچک در نظر گرفته می‌شود که این منجر به اتلاف منابع است.
برای حل این معضل، بسیاری از مشاغل تصمیم به طراحی داخلی اتاق جلسات قابل انعطاف و قابل تنظیم می‌گیرند. نگران نباشید؛ نیازی به خراب کردن دیوار یا نصب تیرهای جدید نیست. این انعطاف پذیری با تقسیم کننده‌ها یا پارتیشن ها قابل اجراست. بنابراین می‌توانید یک اتاق کنفرانس بزرگ را به دو قسمت تقسیم کنید یا چندین فضای را با هم ادغام کنید تا یک فضای بزرگ ایجاد شود.
البته باید در نظر داشته باشید که تقسیم یک فضای بزرگ به فضاهای کوچکتر برای طراحی اتاق جلسات با استفاده از این پارتیشن ها، مشکلاتی برای آکوستیک کردن فضا به همراه خواهد داشت.
-
انتخاب چیدمان متناسب با نیاز ها
چیدمان مختلفی وجود دارد که می‌توانید در اتاق کنفرانس استفاده کنید. شاید یک طرح U شکل، برای سخنرانی مناسب تر باشد. یا شاید اگر از میز کلاس و صندلی استفاده کنید، افراد بیشتری بتوانند در اتاق جای بگیرند. نهایتا هر تصمیمی که برای چیدمان مبلمان می‌گیرید، باید راحتی شرکت کنندگان در جلسه را در اولویت قرار دهید. این به معنی اتاقی راحت، توانایی دیدن و شنیدن واضح صدا است.
در ادامه 3 نمونه از طرح های مورد استفاده در چیدمان و طراحی اتاق کنفرانس را بررسی می‌کنیم:
1) طراحی فضا به شکل نیم دایره
فضای نیمه دایره‌ای همیشه می‌تواند توجه را به یک نقطه در اتاق معطوف کند. در این سبک طراحی هیچ فضایی برای پنهان یا نقظه کوری وجود ندارد و همه افراد حاضر قابل رویت هستند. اما این فضا فقط برای جمعیت‌های کوچکتر مناسب است و برای اتاق جلسات با ظرفیت های بیش از 50-60 نفر مناسب نیست.
2) طراحی بیضی شکل
این طرح یک خم بزرگتر است که به اعضا کمک می‌کند تا در یک محیط بزرگتر قرار بگیرند. طرح بیضی شکل مناسب ترین طرح برای طراحی اتاق کنفرانس برای جلسات هیئت مدیره است که مشارکت بهتری را ایجاد می‌کند.
3) طراحی به شکل کلاس درس
در این طرح ردیف‌های میز و صندلی برای نشستن افراد وجود دارد. و سخنران همیشه در مقابل سایر افراد سخنرانی می‌کند. طراحان داخلی به دنبال بهبود ظاهر این سبک هستند تا آن را دوستانه‌تر کرده و یک فضای مشارکتی ایجاد کنند.
-
نورپردازی در اتاق کنفرانس
سیستم روشنایی مناسب دیگر اصل کلیدی در طراحی اتاق کنفرانس است. نورپردازی مرکزی در سالن‌های جلسات و کنفرانس بسیار مهم است. کمبود نور باعث خستگی چشم و از بین رفتن غلظت می‌شود. همچنین روشنایی کافی و مناسب باعث افزایش بهره وری کارمندان می‌شود. برای روشنایی دیوارها هم می‌توان از لامپ های دیواری استفاده کرد.
با توجه به کاربردهای زیادی که در اتاق کنفرانس (جلسه، ارائه سخنرانی، طرح ریزی، ویدئو کنفرانس و …) وجود دارد، لازم است یک سیستم روشنایی انعطاف پذیر ایجاد شود که تا امکان تنظیم برای کاربردهای مختلف وجود داشته باشد.
لامپ های مجهز به سیستم‌های کنترل، روشنایی انعطاف پذیری را ایجاد می‌کند. چراغ‌های سقفی برای روشنایی عمومی بسیار مهم است. برای این منظور می‌توان از چراغ‌های فلورسنت 4 × 14 یا 4 × 18 و همچنین پنل‌های LED با راندمان بالاتر استفاده کرد. با لامپ های LED همچنین می‌توانید نواحی مهم را برجسته کرده و توجه را به آن جلب کنید.
-
تجهیزات داخل اتاق کنفرانس
هیچ چیز بدتر از رفتن به یک اتاق جلسه بدون تجهیزات مناسب نیست. شرکت‌ها باید اتاق جلسه را با تمام تجهیزات لازم آماده کنند تا جلسات بدون نقص اجرا شوند. برای اطمینان از وجود همه چیز، در زیر لیستی از مهمترین تجهیزاتی که در طراحی اتاق کنفرانس لازم است، آورده‌ایم. به این ترتیب اطمینان خواهید داشت که می‌توانید جلسات خود را بدون هیچ کمبودی برگزار کنید.
1) تخته وایت برد و خودکار
وایت برد شما را قادر به ارائه‌ای پویاتر می‌کند. بنابراین می‌توانید جلسات پربارتری داشته باشید.
با قرار دادن تخته وایت برد در طراحی اتاق کنفرانس، در کنار پلت فرم کنفرانس ویدئویی خود، می‌توانید:
✓ اسناد و عکس‌ها را تفسیر کنید
✓ جلسات را ضبط کنید
✓ فایل ها را در قالب های مختلف ذخیره و ارسال کنید
✓ با اعضای تیم همکاری کنید
2) دیوارهای ویدیویی LED
احتمالا ابتکاری ترین نوع نمایشگر برای طراحی هر اتاق کنفرانس در حال حاضر، یک دیوار ویدئویی LED است. تهیه LED ها تا سال‌ها سخت و تا حدی گران بود. خوشبختانه، اکنون این امر بسیار مقرون به صرفه تر است. بنابراین می‌توانید در طراحی اتاق جلسات یا سالن های کنفرانس فضا مناسب را برای این نمایشگرها پیشبینی کنید. این امر کمک می‌کند تمام حضار جلسه، تصویر روشنی از ارائه شما داشته باشند.
3) ویدیو کنفرانس
بسیاری از صنایع از فرصت‌های شغلی در خانه استفاده می‌کنند که مزایایی هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان دارد. با این حال، برای خیلی از شرکت‌ها برنامه ریزی جلسات از راه دور دشوار است. تماس‌های تلفنی سنتی هم ممکن است برای جلسات استفاده شود، اما این امر هم می‌تواند خسته کننده و در بسیاری از مواقع گنگ باشد.
فناوری کنفرانس ویدیویی یک ضرورت برای طراحی اتاق کنفرانس مدرن در سراسر جهان محسوب می‌شود. این امر، امکاناتی نظیر به اشتراک گذاری فایل ها را در اختیارتان قرار می‌دهد که به کارآمدتر بودن جلسات منجر می‌شود.
نکته‌ای که در اینجا باید به آن توجه داشته باشید این است که انواع تجهیزات کنفرانس ویدئویی مورد نیاز شما مانند دوربین، بلندگو، میکروفون و موارد دیگر، به ایعاد اتاق جلسات شما بستگی دارد. نحوه قرارگیری دقیق این تجهیزات در طراحی داخلی اتاق کنفرانس نیز بسیار مهم است.
-
سیستم آکوستیک در اتاق کنفرانس
آکوستیک بودن اتاق کنفرانس، گاهی در فرایند طراحی مورد غفلت واقع می‌شوند. اما می‌تواند به سرعت تبدیل به یک مشکل بزرگ شود. سیستم‌های صوتی اتاق کنفرانس به اندازه سیستم‌های ویدیو مهم است، زیرا صدای ضعیف هرگونه تلاش برای همکاری را با مشکل روبرو می‌کند.
چند موضوع اساسی در آکوستیک بودن یک فضا وجود دارد که باید هنگام طراحی اتاق کنفرانس یا سالن اجتماعات به آنها توجه شود.
شنیده نشدن صداهای بیرونی از داخل اتاق جلسات و برعکس، صدای داخل اتاق جلسات در فضای بیرون، نکته اصلی در آکوستیک بودن این فضاست.
همچنین سطح نویز سیستم‌های تهویه هوا باید کنترل شود. هنگامی که سیستم تهویه هوا شروع به کار کرد، می‌توانید میزان تمرکز افراد حاضر را کاهش دهد. در برخی از شرکت‌ها سیستم‌های تهویه را در طول جلسات به دلیل سر و صدا خاموش می‌کنند. البته این امر خود مشکلاتی را برای دما و هوای اتاق جلسات به دنبال خواهد داشت.
طراحی داخلی اتاق کنفرانس اگر به درستی اجرا شود، یک اتاق عاری از سر و صدای فضای بیرونی و کنترل صدای فضاهای داخلی خواهد بود. کارمندان خارج از اتاق، صداهای موجود در اتاق را نخواهند شنید. همچنین اعضای داخل اتاق قادر خواهند بود به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. اگر طراح، آکوستیک بودن فضا را به عنوان یک پارامتر مهم طراحی در نظر بگیرد، از بروز این مشکلات جلوگیری خواهد شد.
جمع بندی
رعایت اصول طراحی اتاق کنفرانس می‌تواند به ایجاد یک محیط حرفه‌ای کمک کند. این اصول به افزایش خلاقیت افراد کمک می‌کند و به نوبه خود، منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود. پیشنهاد می‌شود برای کسب بهترین نتیجه با یک شرکت طراحی داخلی همکاری کنید که می‌تواند به ایجاد یک فضای کاری راحت کمک کرده و طراحی اتاق کنفرانس شما را به بهترین شکل انجام دهد. ما در تهران دیزاین سنتر آماده انجام پروژه های اداری شما با بالاترین استاندارد‌ها هستیم.
