مفهوم دفتر کار باز یا اوپن آفیس برای اولین بار در دهه پنجاه میلادی مطرح شد و بعد از آن مورد توجه افراد زیادی قرار گرفت. دفترکار باز در ابتدا به فضا های کاری مشترکی محدود می شد که نسبتا بی روح بودند و باعث کاهش بهره وری کارمندان می شدند. اما در طول سالیان دراز این مفهوم دستخوش تغییر شد و در طراحی دفاتر کاری باز ، کیفیت تجربه کاری کارمندان مورد توجه قرار گرفت. اگر چه هنوز هم برخی از افراد معتقد هستند که دوران دفتر کار باز به سر آمده است و باید به استفاده از دفاتر کار سنتی بازگشت. در حالی که با در نظر گرفتن برخی نکات می توان عملکرد کارکنان را در اوپن آفیس ها افزایش داد و یک محیط بسیار پویا و آرام برای کارکنان فراهم کرد.
ما در این مقاله تصمیم گرفتیم تا به معرفی راه کار هایی بپردازیم که مشارکت و بهره وری کارمندان را در دفاتر کار باز افزایش دهد. در ادامه با ما همراه باشید.
مزایای دفاتر کار باز
فضای دفتر کار باز در صورتی که مناسب باشد می تواند خلاقیت کارمندان را افزایش دهد. اما مزایای اوپن آفیس ها به این موارد محدود نیست. سایر مزایای این دفاتر کاری جدید به شرح زیر است:
- فضای باز تعامل بین افراد را بیشتر می کند. اعضای یک تیم این شانس را دارند تا با فعالیت های یکدیگر درگیر شوند و در نتیجه مشارکت بین آن ها افزایش پیدا می کند که می تواند باعث بهبود نتایج خروجی شود.
- قرار گرفتن تمام کارمندان دریک فضا می تواند باعث ایجاد رقابت سالم بین آن ها شود. در این صورت آن ها برای رسیدن به اهداف تعیین شده تلاش بیشتری خواهند کرد.
- مدیریت و کنترل عملکرد کارمندان آسان تر و سریع تر می شود.
- هزینه های اجاره ، آب ، برق ، گاز و …. به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا می کند.
- افراد تازه وارد می توانند با مشاهده چگونگی عملکرد دیگران به صورت مستقیم تجربه بیشتری کسب کنند و در صورت نیاز از افراد با سابقه کمک بگیرند.
- درصد موفقیت در پروژه های گروهی به دلیل مشارکت مستقیم اعضای تیم با یکدیگر افزایش پیدا می کند.
راهکار های افزایش راندمان کاری در دفتر کار باز
در نظر گرفتن بعضی نکات کاربردی می تواند فضای مناسب برای کارمندان را در دفترکاری باز ایجاد کند. این نکات عبارتند از:
طراحی دفتر کار باز انعطاف پذیر باشد
یکی از ایراد های اصلی به دفاتر کار باز در دهه پنجاه این بود که کارمندان حق انتخاب زیادی نداشتند. در حالی که طراحی اوپن آفیس ها باید به گونه ای باشد که کارمندان در صورت نیاز بتوانند جای خود را تغییر دهند. آن ها باید این حق را داشته باشند که جای میز و صندلی خود را در جابجا کنند.
مبمان دفتر کار باز مناسب باشد
میز و صندلی و مبلمان اداری و همینطور نوع چیدمان آنها تاثیر بسیار زیادی در افزایش راندمان کاری کارمندان دارد. مبلمانی که در دفاتر کار باز به کار می روند نباید بیش از اندازه بزرگ باشند. زیرا توجه به این نکته حائز اهمیت است که مبلمان بزرگ حجم زیادی از فضا را اشغال می کنند و کارمندان نمی توانند به راحتی ما بین آن ها حرکت کنند. از طرف دیگر مبلمان از کیفیت خوبی نیز باید برخوردار باشد زیرا در غیر این صورت باعث ایجاد خستگی می شود. برخی شرکت های داخلی و خارجی وجود دارند که اقدام به تولید مبلمان مناسب برای دفتر کاری باز کرده اند که می توان از آن ها استفاده کرد.
عوامل سر و صدای مزاحم حذف شود
یکی از معایب اصلی دفتر کار باز ، وجود سر و صدای اضافه است که می تواند باعث حواس پرتی کارمندان شود. صحبت کردن افراد با یکدیگر ، صحبت کردن با تلفن ، استفاده از وسایلی مانند پرینتر ، صدای سیستم های گرمایش و سرمایش و … تنها برخی از عوامل سر و صدای اضافه هستند که می توانند در دفترکار باز ایجاد مزاحمت کنند.
استفاده از کفپوش های جاذب صدا و یا استفاده از مواد عایق صوتی در دیوار هرچند راه کار های موثری به نظر می رسند اما تا زمانی که کارمندان ، با فرهنگ کار در دفترکار باز آشنایی نداشته باشند این مشکل رفع نخواهد شد. از این رو باید تمام کارمندان در مورد چگونگی کار در فضای مشترک و احترام به حریم شخصی دیگران آموزش ببینند.
اصول نورپردازی در طراحی داخلی فضای دفترکار باز رعایت شود
یکی از فاکتور های مهم در افزایش میزان راندمان کاری کارمندان رعایت اصول نورپردازی است. نورپردازی محل کار به طور مستقیم در سلامت روانی افراد تاثیر می گذارد. به همین دلیل باید هنگام طراحی فضای دفترکاری باز نورپردازی محیط به صورت علمی محاسبه شده است. در صورتی که نور به صورت مستقیم به چشم کارمندان تابیده شود در طولانی مدت می تواند مشکلاتی را برای بینایی آن ها به وجود آورد و یا حتی باعث ایجاد سر درد شود.
جمع بندی
دفاتر کاری باز اگر چه در بسیاری از کشور ها از زمان های بسیار قدیم وجود دارند، اما در ایران مفهومی نسبتا جدید هستند. اگر چه از نظر برخی افراد دوران دفترکار باز به سر آمده است، اما ویژگی های دفتر کار اشتراکی همچنان برای برخی کسب و کار ها، خصوصا استارتاپ ها جذاب است؛ لازم به ذکر است که می توان با در نظر گرفتن برخی راه کار ها از این فضای مشترک به صورت بهینه استفاده کرد. آیا شما تجربه حضور در اوپن آفیس را داشته اید؟ به نظر شما معایب و مزایای کار در دفتر کار باز چیست؟ نظرات و پیشنهادات خود را با در میان بگذارید.
