طراحی فضای کار با محوریت افزایش بهره وری و کار تیمی

محیط کار عامل بسیار مهمی در افزایش بازدهی افراد است. یکی از موارد مهم در این راستا اهمیت طراحی فضای کار در بهبود کار تیمی و افزایش همکاری است. همکاری روشی بسیار مؤثر برای حل مسئله است و برای نوآوری و موفقیت یک تجارت جایگاه مهمی دارد. با این وجود، بسیاری از شرکت ها ممکن است زیرساخت های لازم را برای ایجاد همکاری بیشتر در اختیار ندارند.

بررسی‌ها نشان می‌دهد افزودن فضاهای کاری مشترک می‌تواند به افزایش بهره‌وری کارکنان، خلاقیت و بهبود کاری تیمی می‌شود. بنابراین اجرای طراحی مشارکتی در فضاهای کاری، روشی ارزان برای ایجاد تفاوت است.

یکی از موارد کلیدی در طراحی فضای کار توجه به ایجاد محیطی مناسب برای همکاری بیشتر و کار تیمی است. در این راستا باید تلاش کرد تا محیط به شکلی طراحی شود که افراد بتوانند در صورت نیاز به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

استفاده از ایده طراحی دفتر کار اشتراکی یا open office

دفتر کار اشتراکی از ایده‌هایی است که تعامل میان افراد را افزایش می‌دهد. نزدیک بودن تیم‌های کاری به یکدیگر نکته کلیدی در این نوع فضای کاری است. استفاده از این نوع دفاتر کار از روش های مرسوم طراحی داخلی فضای کار برای تسهیل کار تیمی است.

کارمندان در این فضا می‌توانند به سادگی با یکدیگر ملاقات کرده و درباره موضوعات مختلف کاری بحث کنند، بدون اینکه مجبور باشند یک جلسه رسمی برگزار کنند. یا این روش به آنها اجازه می‌دهید در مورد کارشان با همکاران خود صحبت کنند و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.

این امر باعث افزایش کارآیی کارکنان و نوآوری شده و به انجام سریع کارها کمک می‌کند. از همه مهمتر اینکه یک طراحی فضای کار باز، ناخودآگاه ارتباط و پیوند میان همکاران را افزایش می‌دهد.

البته طراحی فضای کار با این روش، ممکن است کار را برای فعالیت‌هایی که نیاز به تمرکز بالایی دارند سخت کند. بنابراین می‌توان از ایده‌های این روش در طراحی دفاتر کار دیگر نیز استفاده کرد.

قرار دادن میز های بزرگ و مشترک برای تیم ها

طراحی محیط کار به شکلی که به افراد کمک کند دسترسی راحتی به یکدیگر داشته باشند، می‌تواند کار را ساده تر کند. مثلا می‌توان برای گروه‌های کاری که نیاز به ارتباط مداوم با هم دارند، بخشی از دفتر کار را در نظر گرفت؛ در این حالت می‌توان از میز مشترک بزرگی استفاده کرد. در چنین فضایی همه افراد می‌توانند یکدیگر را ببینند و به راحتی با یکدیگر درباره کارها صحبت کنند. شکل زیر این موضوع را نشان می‌دهد.

طراحی فضای منعطف کاری برای جلسات داخلی

یکی دیگر از مواردی که کمک زیادی به بهبود کار تیمی می‌کند، طراحی فضایی برای برگزاری جلسات است. البته طراحی این فضا دو جنبه متفاوت دارد.

جنبه اول طراحی اتاق جلسات رسمی است. در طراحی فضای کار، در نظر گرفتن این فضا برای برگزاری جلسات رسمی ضروری است. اگر چه جلسات رسمی هیئت مدیره، کار و آموزش‌های گروهی را تسهیل می‌کند، اما افراد برای نوآوری و خلاقیت نیاز به فضای کاری مشترک برای تعامل بیشتر دارند. شاید فضاهای رسمی چندان مناسب این کار نباشد.

اما جنبه دیگر، طراحی فضایی برای جلسات داخلی است که فرصت برقراری جلسات فوری و متعدد را در صورت نیاز برای تیم‌ها فراهم می‌کند. این امر هم کمک زیادی به کار تیمی و همکاری افراد می‌کند. چرا که فرصت گفتگوی بیشتر درباره انجام کارها را به افراد می‌دهد.

چنین فضاهایی که انعطاف پذیری بیشتری در طراحی آنها به کار می‌رود، به تیم‌های کوچکتر در یک سازمان کمک می‌کند در محیطی راحت‌تر گفتگو کرده و به ایده پردازی و ارائه پیشنهادات بپردازند.

این نکته را در نظر بگیرید که در طراحی داخلی فضای کار این بخش را خیلی دور از محیط کاری افراد طراحی نکنید. چرا که در این صورت ممکن است کمتر مورد استفاده قرار گیرد.

طراحی فضایی برای استراحت

فراهم کردن فضای مشترک در محیط های کاری فقط مربوط به استراحت کارمندان نیست. این محیط می‌تواند به افراد کمک کند تا ذهن خود را منظم کرده و بیشتر تمرکز کنند، افکار خود را تجزیه و تحلیل کرده و حتی ایده‌پردازی کنند.

گذراندن زمان در یک محیط راحت و غیررسمی، تجربه متفاوتی است که به دستیابی به ایده‌های جدید کمک می‌کند. بنابراین در صورت امکان این بخش را در طراحی فضای کار در نظر بگیرید.

به عنوان مثال قرار دادن مبلمان راحت به سبک مسکونی در محیط کاری، فضایی راحت تر را ایجاد می‌کند. فضایی که می‌تواند برای استراحت، تمرکز و حتی کار تیمی و همکاری افراد مورد استفاده قرار گیرد.

میز و صندلی ها و مبلمان با کاربرد های متفاوت 

گروه های مختلف کاری نیازهای متفاوتی در محیط کار خود دارند. بنابراین مهم است که مبلمان، صندلی ها و میزهای موجود منعطف و چند منظوره باشند.

از صندلی های راحت و سبک وزن استفاده کنید تا به قابلیت جابجایی داشته باشند.

میزهایی با قابلیت تنظیم ارتفاع‌ قرار دهید تا بتوانید آن را برای قرار دادن وسایل الکترونیکی یا هنگام یادداشت‌ برداری با ارتقاع مناسب تنظیم کنید. همچنین در طراحی فضای کارتان، در قسمت‌های مشترک تخته های سفید قرار دهید تا افراد برای یادداشت برداری از آن استفاده کنند.

نکته دیگری که در طراحی داخلی اهمیت دارد نورپردازی در محیط است. مثلا نورهایی که روی میزها متمرکز باشند تا نور لازم زا برای میز کاری افراد فراهم کند.

توجه به تکنولوژی در طراحی فضای کار

فناوری های مختلف مورد استفاده در فضای کار به طور مداوم در حال پیشرفت هستند. بنابراین باید این نکته را در طراحی دکوراسیون فضای کار در نظر گرفت.

در محیط های کاری، هر میز نیاز به یک کامپیوتر دارد. در طراحی داخلی به محل قرار گیری این سیستم ها دقت کنید. در طراحی میز ها قسمت هایی را قرار دهید که کیس سیستم ها در آن قرار گیرد. این نکته کمک می‌کند میز کار شلوغ نشود.

نکته دیگر اینکه سعی کنید در قسمت های مختلف، صندلی ها و مبلمان را به شکلی قرار دهید که به پریز های برق دسترسی داشته باشند.

همچنین قرار دادن میزهایی در این قسمت ها کمک زیادی به افراد می‌کند تا در این قسمت ها بتوانند از دستگاه های شخصی خود نظیر لپ تاپ به راحتی استفاده کنند.

اگر در طراحی فضای کار خود، به اتاق جلسات یا فضای غیر رسمی مربوط به جلسات تیمی رسیده‌اید، وجود یک ویدئو پروژکتور یا ال سی دی ضروری است. در این حالت مبلمان یا صندلی ها را به شکلی قرار دهید که همه افرا به آن اشراف داشته باشند.

این نکات هم کمک می‌کند افراد در هنگام کار تیمی محدودیت کمتری داشته باشند.

جمع بندی

همه شرکت ها باید فضاهای مشترک را در طراحی فضای کار خود در نظر بگیرند. استفاده از هر یک از این نکات طراحی ساده می تواند تفاوت زیادی در بهره وری کارکنان ایجاد کند. این به معنای تعمیرات اساسی کل دفتر نیست. می‌توانید یک فضای خالی را به یک اتاق استراحت یا یک اتاق جلسات تیمی کوچک تبدیل کنید.

با استفاده از این نکات و بهبود سطح کار تیمی و همکاری در فضای کارتان، شرکت شما به بهره وری بیشتری خواهد رسید. همه این موارد به سلامت کارمندان در محیط کار کمک می‌کند و باعث می‌شود فضای کار پوباتر و کارمندان شادتر، خلاق تر و مولد باشد.