آیا شرکت یا سازمان شما جزو آن سازمان هایی است که استاندارد فضای کار را رعایت می کند؟ یا حداقل فضای مورد نیاز کارمندان را هم در اختیارشان نمی گذارد؟ فضای کار در محیط اداری باید با فعالیت هایی که در آن انجام می شود، هم خوانی داشته باشد. فرایندهای کاری مختلف، فضاهای کاری مختلفی می خواهند. در این مقاله شما را با استاندارد فضای کار در محیط اداری و حداقل فضای مورد نیاز کارمندان آشنا می کنیم.
در این مقاله می خوانید:
- استاندارد فضای کار چه اهمیتی دارد؟
- حداقل فضای مورد نیاز کارمندان چقدر است؟
- استاندارد فضای کار بر اساس ایزو چقدر است؟
- نمونه هایی از حداقل فضای مورد نیاز کارمندان
- جمع بندی
استاندارد فضای کار چه اهمیتی دارد
دفتر کاری که راحت باشد و طراحی خوبی داشته باشد، مکان ایدهآلی برای کارکردن است. در چنین مکانی، رفاه کارمندان، باعث افزایش کمیت و کیفیت بازدهی آن ها می شود. علاوه بر این، دفاتر اداری محیط هایی هستند که افراد بیشتر روز خود را در آن ها می گذرانند، بنابراین رعایت استاندارد فضای کار اهمیت فراوانی دارد.
علاوه بر رعایت استاندارد فضای کار طبق پروتکل های بین المللی، توجه به جنبه های دیگر طراحی، همچون ارگومتری، چیدمان و استاندارد میزهای کاری هم مهم هستند. چون چیدمان مناسب و استفاده درست از عناصر مختلف در محیط اداری، باعث شکوفایی خلاقیت کارمندان می شود.
از طرف دیگر تعامل میان کارکنان هر مجموعه ای، از اهمیت زیادی برخوردار است. چیدمان اسباب و تجهیزات شرکت یا سازمان، نقش مهمی در این زمینه ایفا می کند. کارمندانی که بیشتر روز خود را در محیط دفتر و در کنار یکدیگر سپری می کنند، باید امکان تعامل مناسب در چنین فضایی را داشته باشند.
انتخاب درست فضای داخلی دفتر کار بر محیط زیست هم تأثیر می گذارد. چیدمان درست، استفاده از مواد مناسب و درنظرگرفتن تغییرات احتمالی، باعث می شوند تخریب کمتری در آینده انجام شود. از طرف دیگر انرژی کمتری هم برای گرمایش و سرمایش ساختمان مصرف می شود.
حداقل فضای مورد نیاز کارمندان چقدر است
شاید این سؤال در ذهنتان باشد که: حداقل فضای مورد نیاز کارمندان به ازای هر نفر چقدر است؟ پاسخ به این سؤال چندان راحت نیست، چون پاسخ مشخص و قطعی ندارد.
گزارش ها حاکی از آن هستند که طی چند سال اخیر، فضای کاری هر کارمند در شرکت ها و سازمان های مختلف در کشورهای توسعه یافته، از ۱۷ مترمربع به ازای هر نفر، به ۱۱ مترمربع کاهش یافته است.
در بسیاری از این کشورها، میانگین فضای کاری برای کارمندان در شرکت های خصوصی تقریبا ۱۱ مترمربع است، اما فضای کار اختصاصی هرکدام در نهایت ۴ تا ۶ مترمربع است و بقیه به انبار، اتاق کپی، سالن کنفرانس، آشپزخانه، راهروها و بقیه فضاهای موجود در دفاتر اداری اختصاص دارد.
البته این حداقل فضای مورد نیاز کارمندان به نوع دفتر اداری هم بستگی دارد. به طور کلی چهار نوع دفتر کار وجود دارد:
- دفتر با پلان سلولی: در این ساختار، پلان به فضاهای کوچک تر یا انفرادی تقسیم می شود. چنین دفتر کاری مناسب کارهای فردی است که نیازی به تبادل اطلاعات و تعامل چندانی بین کارمندان ندارند. چنین پلانی را هم با ایجاد اتاق های کاملا جداگانه، و هم با پارتیشن بندی فضا می توان اجرا کرد.
- دفتر با پلان باز: این ها همان طبقاتی هستند که یک فضای بزرگ، باز و تقسیم نشده دارند. این گزینه برای گروه های بزرگ کارمندی خوب است که وظایفشان تقسیم بندی خیلی جزئی ندارد و از طرف دیگر سطح تمرکز پایین تری هم نیاز دارند.
- دفتر فعالیت محور: چنین فضاهای کاری به منظور ایجاد فرصت برای فعالیت های کاری متنوع ایجاد می شوند. در چنین دفترهایی، کارمندان در طول روز محل کار خود را بسته به کار و وظیفه شان در آن زمان، تغییر می دهند.
- دفتر گروهی: دفاتر گروهی برای کارمندانی هستند که کار گروهی انجام می دهند. تمرکز آن ها با حضور دیگرانی که در گروه خودشان نیستند کاهش نمی یابد و حواسشان پرت نمی شود. این نوع دفتر کار برای گروه های خلاقی که مدام طوفان فکری و بحث می کنند، بسیار ایدئال است.
استاندارد فضای کار بر اساس ایزو چقدر است
اچ اس ای یا HSE ، یعنی همان سیستم رعایت اصول بهداشتی، ایمنی و محیط زیستی، قانونی را تبیین نموده که از این قرار است:
اتاق های کاری باید فضای آزاد کافی داشته باشند تا افراد بتوانند به راحتی به محل اختصاصی کارشان رفت و آمد کرده و در اتاق حرکت کنند. تعداد کسانی که هم زمان در یک اتاق کار می کنند، نه تنها به اندازه آن اتاق، بلکه به فضایی که مبلمان اداری و تجهیزات اشغال کرده اند و همین طور نقشه اتاق بستگی دارد.
اتاق های کاری، به جز آن هایی که افراد صرفا مدت کوتاهی در آن کار دارند، باید ارتفاع (از کف تا سقف) کافی نسبت به کل اتاق داشته باشند، تا بتوان دسترسی ایمنی به محل اختصاصی کار در آن ها داشت. در ساختمان های قدیمی که موانعی مانند سقف کوتاه دارند، موانع باید به وضوح مشخص شوند.
کل فضای اتاق در حالت خالی، تقسیم بر تعداد کسانی که معمولا در آن کار می کنند، باید حداقل ۱۱ مترمکعب باشد. در این محاسبه، کل اتاق یا بخشی از آن که بیش از ۳ متر بلندی دارد، باید همان ۳ متر در نظر گرفته شود.
البته این عدد ۱۱ مترمکعب به ازای هر نفر، مقدار حداقلی است. چه بسا اگر برای مثال مبلمان هم در اتاق چیده شود، این مقدار فضا ناکافی هم باشد.
ایزو ۶۳۸۵ هم رعایت اصول ارگونومی در طراحی سیستم های کاری و فضای اداری را باعث بهبود یا اصلاح موقعیت های کاری، و راحت تر کردن حضور در محیط کار برای کارکنان دانسته است. این ایزو مشاغل مختلفی را پوشش می دهد که عبارت اند از: کارکنان اداری، کسانی که با کامپیوتر کار می کنند، اپراتورهای دستگاه ها و غیره. در ادامه با استانداردهای ایزو ۶۳۸۵ برای استاندارد فضای کار و حداقل فضای مورد نیاز کارمندان بیشتر آشنا می شویم.
برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص رعایت این استاندارها، میتوانید از مطلب استاندارد های بین المللی دفتر کار استفاده کنید.
نمونه هایی از حداقل فضای مورد نیاز کارمندان
به طور کلی در زمان طراحی دفتر کار، ابعاد حداقلی باید رعایت شوند. این ابعاد طبق استانداردهای بین المللی عبارت اند از:
- ارتفاع: ۲٫۷ متر،
- مساحت: ۹ مترمربع،
- مساحت به ازای هر کارمند: حداقل ۵ مترمربع.
البته بازهم تأکید می کنم که این اعداد، ابعاد حداقلی هستند. در پلان های مختلف، و با اهداف متفاوت سازمانی، این ابعاد تا چندبرابر هم افزایش می یابند.
آن حداقل ۵ مترمربع مساحت به ازای هر کارمند را می توان به این شکل تقسیم بندی کرد:
- فضا برای نشستن و انجام امور دفتری: ۴ مترمربع،
- فضا برای قراردادن کمد فایل: ۱ مترمربع،
- فضا برای هر صندلی اضافه مراجعه کننده ها: ۱٫۵ مترمربع.
در هر فضای اداری، علاوه بر فضای لازم برای کار اختصاصی کارمندان، فضاهای ملاقات هم باید وجود داشته باشند؛ یعنی فضاهای اداری که کارمندان در آن ها با یکدیگر تعامل کنند، از راهروهای دفاتر گرفته تا اتاق کنفرانس.
حداقل فضای پیشنهادی برای ملاقات عبارت است از:
- فضای ملاقات در پلان باز: به ازای هر نفر ۱٫۵ مترمربع،
- فضای ملاقات در پلان سلولی یا بسته: به ازای هر نفر ۲ مترمربع،
- فضای ملاقات با وجود تجهیزات و مبلمان: به ازای هر نفر ۳ مترمربع،
- نقطه ملاقات برای کارمندان و افراد ایستاده: به ازای هر نفر ۱ مترمربع.
علاوه بر این ها، در طراحی دفتر اداری، باید فضاهایی هم برای سایر امور در نظر گرفته بشوند. نمونه هایی از این فضاها عبارت اند از:
- بوفه: فضای بسته یا بازی برای نوشیدن و خوردن،
- اتاق استراحت: فضای بسته یا نیمه بازی برای استراحت بین کار،
- اتاق کپی: فضای بسته یا بازی برای تجهیزات کپی، چاپ، اسکن و غیره،
- کمدهای شخصی: فضای بسته یا نیمه بازی برای وسایل شخصی کارمندان،
- بایگانی: فضای بسته ای برای نگهداری اسناد،
- انبار: فضای بسته یا بازی برای نگهداری وسایل کار،
- اتاق انتظار: فضای بسته، نیمه باز یا بازی برای مراجعه کنندگان،
- و راهروها و فضاهای تردد.
جمع بندی
در این مقاله گفتیم که اگر استانداردهای محیط اداری به درستی در دکوراسیون دفتر کار رعایت گردند، این دفاتر مکان ایدهآلی برای کارکردن می شوند و بازدهی کارمندان را نیز افزایش میدهند. در ادامه در این رابطه صحبت کردیم که رعایت ارگومتری، استفاده مناسب از عناصر مختلف در محیط اداری و همچنین اختصاص حداقل فضای مورد نیاز به کارکنان نیز بر شکوفایی خلاقیت آنها اثر مثبت دارد. به دنبال آن به استانداردهای اچ اس ای و ایزو ۶۳۸۵ برای استاندارد فضای کار پرداختیم و نمونه هایی از حداقل فضای مورد نیاز کارمندان طبق استانداردهای بین المللی را عنوان کردیم.
جالب است بدانید که با وجود تاکیدات بسیار بر رعایت این استاندارد ها، و نتایج روشنی که حفظ آن ها، بر بهرهوری کارکنان می گذارد، هنوز هم برخی سازمانها این موارد را رعایت نمیکنند. اگر شما جزو آن دسته از افرادی هستید که تمایل دارید به درستی و منحصر به شرکت خودتان از این استاندارها بهره ببرید، یک شرکت معماری با تکیه بر دانش تخصصی و تجربه خود، میتواند یاری رسان خوبی برایتان در این زمینه باشد.